場(chǎng)景 5 ：協(xié)同圓桌會(huì)構(gòu)建管理者互助學(xué)習(xí)圈
很多企業(yè)都希望提高組織效率，打造學(xué)習(xí)型和敏捷型組織。然而，隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大，部門之間溝通不暢、相互推諉的情況卻難以避免，厚重的部門壁壘阻礙了高質(zhì)量的部門協(xié)同，也阻礙了組織資源的優(yōu)化配置，成為企業(yè)高效運(yùn)行的重大障礙。
對(duì)于部門壁壘，行動(dòng)學(xué)習(xí)可以作為一種絕佳的介入手段。通過實(shí)施行動(dòng)學(xué)習(xí)項(xiàng)目，可以構(gòu)建跨部門的對(duì)話平臺(tái)。不同部門的管理者組成行動(dòng)學(xué)習(xí)小組，共同研討難題，并組織豐富的團(tuán)隊(duì)共建活動(dòng)，這可以達(dá)到部門之間增進(jìn)了解，加強(qiáng)情感連接的目的。 另外，輕便靈活的“輕”行動(dòng)學(xué)習(xí)模式，可以幫助企業(yè)打造管理者互助學(xué)習(xí)圈。隨時(shí)隨地可以召開的小組會(huì)議，讓管理者相互學(xué)習(xí)的成本變低，提升了問題解決的協(xié)同性和敏捷性。
1 項(xiàng)目背景和定位
E 公司是一家互聯(lián)網(wǎng)公司，經(jīng)過幾年的高速增長，已經(jīng)發(fā)展為一家集團(tuán)型企業(yè)。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，E 公司在業(yè)務(wù)協(xié)同和跨部門溝通方面遇到了諸多困難，組織效率與運(yùn)營方面的挑戰(zhàn)日趨明顯。
首先，企業(yè)業(yè)務(wù)線條多、層級(jí)繁雜，這造成了上下游部門溝通不暢，部門之間協(xié)同低效等大企業(yè)病出現(xiàn)。 同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)公司業(yè)務(wù)變化快，組織架構(gòu)調(diào)整更新快，這加劇了上下游部門之間相互熟悉和協(xié)同的困難。 加之大量新入職的經(jīng)理對(duì)公司情況不熟悉，很多火線提拔的年輕干部懂技術(shù)但不擅長人際溝通，所以在需要大量溝通的業(yè)務(wù)協(xié)同過程中，指責(zé)推諉的情況常有發(fā)生。
協(xié)同圓桌會(huì)管理者互助學(xué)習(xí)圈案例基本信息見下表：
為了解決以上問題，E 公司的培訓(xùn)部門決定從一些典型的業(yè)務(wù)部門總監(jiān)入手，嘗試通過“業(yè)務(wù)協(xié)同圓桌會(huì)”來實(shí)現(xiàn)以下目的 ： 
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組成跨部門小組，解決真實(shí)業(yè)務(wù)難題推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展 ；
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建立部門經(jīng)理之間的信任與連接，從而促進(jìn)跨部門的業(yè)務(wù)協(xié)同與溝通 ；
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培養(yǎng)小組參與者快速適應(yīng)變革、快速學(xué)習(xí)、系統(tǒng)思考的能力；
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培養(yǎng)一支內(nèi)部催化師隊(duì)伍，構(gòu)建管理者互助學(xué)習(xí)圈，從而推動(dòng)組織學(xué)習(xí)和組織發(fā)展。
2 項(xiàng)目設(shè)計(jì)思路 管理者互助學(xué)習(xí)圈案例項(xiàng)目設(shè)計(jì)流程如下圖所示，分催化師培養(yǎng)線和課題實(shí)踐線兩條線，交替進(jìn)行，形成交錯(cuò)的 W 形。 管理者互助學(xué)習(xí)圈案例項(xiàng)目設(shè)計(jì)流程
以內(nèi)部催化師培訓(xùn)開始，他們?cè)诟鱾€(gè)部門進(jìn)行協(xié)同圓桌會(huì)的催化實(shí)踐。每實(shí)踐一個(gè)階段，再進(jìn)行復(fù)盤輔導(dǎo)。最后達(dá)成“事”和“人”雙產(chǎn)出，事的層面即課題完成，協(xié)作增強(qiáng) ；人的層面即完成催化師的培養(yǎng)，使其技能提升，通過內(nèi)部認(rèn)證。
3 項(xiàng)目實(shí)施特點(diǎn) “1+1”催化師組合策略，支持業(yè)務(wù)部門實(shí)踐 內(nèi)部催化師共有 18 人，結(jié)成 9 個(gè)小分隊(duì)。每個(gè)小分隊(duì)包含 1 名集團(tuán)培訓(xùn)人員和 1 名業(yè)務(wù)部門總監(jiān)。這 9 隊(duì)內(nèi)部催化師分成 3 個(gè)小組，每個(gè)小組配 1 名外部催化師，給予練習(xí)反饋和實(shí)踐輔導(dǎo)。 設(shè)計(jì)“1+1”的組合，首先要考慮業(yè)務(wù)總監(jiān)平時(shí)工作十分繁瑣，較難抽出時(shí)間進(jìn)行大量實(shí)踐 ；同時(shí)也擔(dān)心他們的催化技巧不夠熟練，影響催化效果，勢(shì)必削弱他們催化實(shí)踐的積極性。所以設(shè)計(jì)用 1 名培訓(xùn)人員專門支持 1 位總監(jiān)進(jìn)行催化師實(shí)踐，進(jìn)行陪伴式學(xué)習(xí)與實(shí)踐。這既增強(qiáng)了總監(jiān)學(xué)員的實(shí)踐效果，也增強(qiáng)了他們的實(shí)踐與推廣意愿。
碎片化時(shí)間催化，多樣化小組成員組合 9 個(gè)“1+1”催化師小分隊(duì)，分別在 9 個(gè)業(yè)務(wù)總監(jiān)所在的部門，組建一個(gè)協(xié)同圓桌會(huì)小組，以此來進(jìn)行催化實(shí)踐。每個(gè)小組除了催化師，還包含 6 名小組成員，他們是同一業(yè)務(wù)版塊不同業(yè)務(wù)部門的經(jīng)理。
要求每位小組成員各自帶來一個(gè)真實(shí)的崗位難題。這些難題在一個(gè)部門內(nèi)很難解決，需要其他部門來配合支持完成。由于他們的工作繁忙，所以利用碎片時(shí)間（一般在午餐或晚餐之后），催化完成一個(gè)人的難題，每次兩小時(shí)左右，每兩周一次。這樣，在 3 個(gè)月內(nèi)，可以把 6 名小組成員的難題都催化一次。當(dāng)所有課題都研討完成之后，就可以進(jìn)行匯報(bào)驗(yàn)收和慶?；顒?dòng)了。協(xié)同圓桌會(huì)小組 6 次催化實(shí)踐的進(jìn)程如下圖所示。
協(xié)同圓桌會(huì)小組 6 次催化實(shí)踐的進(jìn)程 （A~F 代表小組參與者，標(biāo)記藍(lán)色的是難題提出者）
漸進(jìn)式“學(xué)習(xí) + 實(shí)踐 + 輔導(dǎo)”螺旋循環(huán)，催化技能掌握得更加扎實(shí) 內(nèi)部催化師接受首次行動(dòng)學(xué)習(xí)畫布工具和相關(guān)技巧培訓(xùn)之后，在上圖所示的 6 次催化實(shí)踐中，他們還會(huì)遇到各種挑戰(zhàn)。所以在這個(gè)過程中安排了兩次催化師輔導(dǎo)，幫助他們精進(jìn)催化技術(shù)，更好應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，獲得良好的催化效果。 其中，第 1 次催化師輔導(dǎo)的重點(diǎn)是選題把控、提問技巧、重構(gòu)技巧等。第2 次輔導(dǎo)的重點(diǎn)是失當(dāng)行為干預(yù)、促進(jìn)學(xué)習(xí)反思、激發(fā)團(tuán)隊(duì)動(dòng)能等技巧。每次輔導(dǎo)都會(huì)根據(jù)內(nèi)部催化師的實(shí)際情況，輸入一些新的知識(shí)和工具，幫助他們更加靈活地處理各種難題。
4 項(xiàng)目成果 協(xié)同明顯增強(qiáng)，部門凝聚力提升 對(duì)于很多學(xué)員來說，協(xié)同圓桌會(huì)是個(gè)非常難得的跨部門交流的機(jī)會(huì)。通過密集的互動(dòng)，每位學(xué)員都結(jié)識(shí)了很多新伙伴，增強(qiáng)了情感連接，收獲了友誼。了解了上下游部門的日常工作，并形成了跨部門溝通與協(xié)作的有效通道。 在問題解決方面，最熟悉業(yè)務(wù)的部門負(fù)責(zé)人碰撞出了很多火花，不管是解決現(xiàn)有難題，還是誕生新想法，實(shí)際都感受到了群體智慧的力量。雖然是跨部門、跨專業(yè)的難題溝通，但沒有阻擋學(xué)員間互助的熱情，不斷地剖析問題，分享經(jīng)驗(yàn)。 有一位業(yè)務(wù)總監(jiān)不滿足于只成立一個(gè)小組，他把下屬 20 多名部門經(jīng)理全部召集起來，組建成 5 個(gè)小組。要求他們也按照兩周見面一次、每次催化一個(gè)難題的方式，進(jìn)行自組織的圓桌會(huì)研討。大家從不熟悉到熟悉、從相互疏遠(yuǎn)到相互支持，部門經(jīng)理和員工都傳遞了圓桌會(huì)這種開放支持的力量。整個(gè)部門的氛圍有了非常大的改進(jìn)，協(xié)作性、凝聚力、執(zhí)行力都有明顯增強(qiáng)。這位總監(jiān)感嘆道 ：“原來很多推不動(dòng)的事情，現(xiàn)在都能快速動(dòng)起來了。沒想到他們的討論熱情還這么高。”
快速落地課題成果 協(xié)同圓桌會(huì)小組在項(xiàng)目周期內(nèi)，實(shí)現(xiàn)了 50 多個(gè)課題的突破性解決，推動(dòng)了團(tuán)隊(duì)發(fā)展和業(yè)務(wù)發(fā)展，幫助這些部門經(jīng)理快速適應(yīng)組織的快速變化。
培養(yǎng)一支扎實(shí)專業(yè)的內(nèi)部催化師隊(duì)伍 通過項(xiàng)目實(shí)施，E 公司的內(nèi)部催化師隊(duì)伍成長了起來，成為 E 公司繼續(xù)運(yùn)行和推廣管理者互助學(xué)習(xí)圈的重要力量。經(jīng)過多輪研討，他們更加深入了解了業(yè)務(wù)部門的實(shí)際狀況，為業(yè)務(wù)價(jià)值的創(chuàng)造奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，在項(xiàng)目結(jié)束后的一年內(nèi)，這支內(nèi)部催化師隊(duì)伍累計(jì)催化解決了超過 300 個(gè)大大小小的難題。這也為行動(dòng)學(xué)習(xí)在組織內(nèi)的內(nèi)化打下了很好的口碑和基礎(chǔ)。
探索管理者自組織團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)模式 此次嘗試為采用行動(dòng)學(xué)習(xí)圓桌會(huì)的方式建立跨部門協(xié)作探索了新路徑。同時(shí)，通過構(gòu)建管理者互助學(xué)習(xí)圈，也探索了一種管理者自組織團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的新模式。一位事業(yè)部負(fù)責(zé)人這樣評(píng)價(jià)此次項(xiàng)目：“聚小碎時(shí)間，舉眾人之力，于輕松、開放的氛圍之中，解決工作中的現(xiàn)實(shí)難題，有花小錢、辦大事的效果！”
本文引自《行動(dòng)學(xué)習(xí)畫布》一書
下期將為大家詳細(xì)介紹場(chǎng)景 6 ：變革圓桌會(huì)助力集團(tuán)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，敬請(qǐng)期待！
